Perguntas Frequentes Perguntas Frequentes

Muitas dúvidas surgem em torno do que é e como vai funcionar o Processo Eletrônico. Para facilitar o entendimento acerca do assunto, respondemos uma série de perguntas frequentes. 

 

1. O que é o Processo Eletrônico?

São processos que não existem fisicamente, nos quais todos atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

 

2. O que é Memorando Eletrônico?

Com a publicação da Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, que aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República, o memorando deixa de existir e toda comunicação interna e passa a ser feita via ofício. Contudo, considerando que o referido manual foi aprovado apenas em 28/12/2018, o sistema não foi adptado ao novo padrão de comunicação. Deste modo, as comunicações internas, via módulo Protocolo, funcionalidade memorando eletrônico, poderá ser utilizada normalmente. No tocante à externa a Coordenação de Protocolo Geral expedirá ofício circular explicando o procedimento a ser adotado.

 

3. O que é um documento eletrônico?

São documentos diversos, tais como: Requerimentos, formulários, solicitações e etc, que poderão ser tramitados eletronicamente via sistema. Todos os documentos eletrônicos são procotolados.
Documentos eletrônicos poderão ser autuados como processo administrativo, caso necessário, observadas as definições da Portaria Interministerial º 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para tal, a Unidade Protocolizadora responsável deverá ser acionada.

 

4. É possível rastrear os documentos eletrônicos?

Sim. Todos os documentos do SIPAC são protocolados com um número único idêntico ao utilizado nos processos administrativos, deste modo todos os usuários poderão consultar os documentos a partir das opções de consulta ou diretamente pelo número.

 

5. Não sou cadastrado, como tenho acesso ao sistema?

Caso não esteja cadastrado, acesse https://sipac.ufpe.br/sipac/ e clice na opção “cadastre-se”;

 

6. Como acessar o SIPAC pela primeira vez?

Caso não esteja cadastrado, acesse https://sipac.ufpe.br/sipac/ e clice na opção “cadastre-se”. Caso ainda tenha dúvidas, acesse o tutorial: https://otrs.ufpe.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=170 

 

7. Estou com problemas para acessar o sistema, o que devo fazer?Como solicitar serviços ou reportar incidentes?

https://otrs.ufpe.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=74 

 

8. Como pesquisar na base de conhecimento?

https://otrs.ufpe.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=181 

 

9. Fui ao Protocolo Central, mas eles devolveram os originais. Por quê?

Todos os documentos originais serão devolvidos ao solicitante que esteja solicitando a autuação do processo, conforme disposto pelo no inciso II do § 3º do Art. 12 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, porém considerando a adaptação dos usuários o Protocolo está tirando as cópias.
A Coordenação de Protocolo Geral, com base no Art. 11 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 possibilita o envio da documentação eletronicamente, para tal, de posse do número de protocolo, o usuário deverá um e-mail para protocolo@ufpe.br e no campo assunto preencher o número do processo, por exemplo 23076.999999/2019-99.
Estamos ajustando os procedimentos, pois o sistema foi mudado e a forma de trabalho, com isso os procedimentos estão sendo ajustados para causa o mínimo de impacto.

 

10. Sou secretário(a) do setor, preciso de perfil específico?

Sim. O usuário que atua como secretário possui funcionalidades adicionais, tais como: Envio de memorandos, memorando circular, cadastro de documentos, despachos, entre outras.
A atribuição de perfil secretário será formalizada por memorando eletrônico, encaminhado à unidade 12.69.02 - DIRETORIA DE GESTÃO DE BENS SERVIÇOS, o memorando deverá conter o nome completo e SIAPE do servidor indicado.

 

11. Quem pode protocolar os processos?

Os processos poderão ser cadastrados por qualquer servidor com perfil para tal. Por exemplo, processos de pagamento podem ser cadastrados pelos próprios gestores de contrato, pedido de afastamento pelo próprio servidor interessado, requisições cadastradas pelas próprias CAFs e etc.

 

12. Preciso de treinamento. Como proceder?

A Diretoria de Gestão de Bens e Serviços e o Núcleo de Tecnologia da Informação disponibilizaram bolsistas dedicados exclusivamente à capacitação e para tirar dúvidas e procedimentos.
Os bolsistas foram distribuídos entre as unidades da UFPE, caso precise de ajuda saiba quem procurar acessando a planilha de distribuição dos bolsistas, disponível em: https://goo.gl/WPAFwY

 

13. Sou obrigado a usar o SIPAC Protocolo?

O SIPAC Protocolo é obrigatório para todos os servidores da instituição.

 

14. Quais processos serão tramitados exclusivamente em meio eletrônico?

Todos. A UFPE deixará de tramitar processos físicos, conforme determina o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


Sua dúvida não foi esclarecida? Entre no suporte online: cstic.ufpe.br ou entre em contato com a Central de Serviços de TIC: Via telefone no ramal 7777 ou de fora da UFPE pelo telefone 2126-7777.