Protocolo Protocolo
A Coordenação de Protocolo Geral - CPG, antiga Divisão de Comunicações - DICOM, conhecida comumente por "Protocolo", é a Unidade Administrativa da UFPE responsável:
- Pelo protocolo de todos os documentos encaminhados à UFPE por usuários externos;
- Pela interna da comunicação oficial (malote interno);
- Pela gestão dos serviços de postagem de encomendas e correspondências institucionais, operacionalizado pelos Correios;
- Normatização interna das atividades de Protocolo, atividade realizada em conjunto com o Arquivo Geral;
- Por dar suporte e orientar as demais unidades da UFPE quanto ao mapeamento dos fluxos dos processos administrativos;
- Gestão da parte administrativa do módulo Protocolo do SIPAC;
- Fiscalizar as atividades das unidades descentralizadas de protocolo.
Telefones de contato:
Para tratar de outros assuntos utilize o ramal 2126-8154/8014
Para tratar de assuntos relacionados malotes utilize o ramal 2126-8044
Para tratar de assuntos relacionados postagem utilize o ramal 2126-8057
E-mail: protocolo@ufpe.br
Funcionamento da Coordenação de Protocolo Geral
Modo de trabalho da Equipe: Híbrido
Atividades Híbridas: Abertura de processos por e-mail e presencial para casos urgentes. Atendimento de usuários internos e externos por email e WhatsApp. Envio, recebimento e entrega por retirada de serviços postais.
Para abertura de processos: O requerente deve enviar a documentação em PDF, sem armazenamento nas nuvens ou links, para o e-mail protocolo@ufpe.br
Para Informações e orientações: protocolo@ufpe.br e Whatsapp Business (81) 2126-8154
Para acompanhar o processo: Visite o site sipac.ufpe.br e insira o número do processo na Aba Consultas.
Assuntos: Auxílio Funeral; Concessão de Pensão (Inclusão); Mandado de Segurança; Notificação Judicial; Notificação do Ministério Público; Pensão Alimentícia, Recursos Administrativos
Formas de Atendimento
Atendimento presencial: todos os dias da semana, 8h as 17h
Atendimento remoto: todos os dias da semana, 8h as 17h
A retirada urgente de serviços postais pode ser agendada pelo e-mail ou Whatsapp da Coordenação de Protocolo Geral.
Contato da Unidade: email: protocolo@ufpe.br e Whatsapp Institucional: (81) 2126-8154
Responsável pela unidade: François Braga de Azevedo Filho. E-mail: francois.braga@ufpe.br.
| Conteúdo | Atualização | Acesso | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Tabela de tramitação inicial de processos administrativos |   | Orientar o usuário quanto preenchimento dos campos tipo do processo e classificação e indicar a Unidade Administrativa à qual o processo deverá ser encaminhado para início da instrução. | |
| Escaninho de encomendas | | Planilha contendo todos os materiais recebidos, pendentes de retirada e retirados. Atualizado diariamente. | |
| Ambiente de testes do SIPAC | - | | O ambiente somente pode ser acessado por dispositivos conectados à rede de dados da UFPE. Para acessar o ambiente de testes o usuário deve utilizar usuário do ambiente de produção (https://sipac.ufpe.br) e a senha Qwert123. |
| Geração do Certificado Digital |   | Procedimento de emissão e instalação do Certificado Digital. | |
| Manuais da Central de Serviços de TIC | | Lista de tutoriais relacionados ao módulo protocolo do SIPAC. Contém orientação detalhada de como realizar os procedimentos no sistema. | |
| Tutoriais em vídeo |   | Lista de vídeos que demonstram como as funcionalidades do módulo Protocolo do SIPAC. | |
| Manual de cadastro de processos (2022) | | Manual com o passo a passo para cadastrar de processo. | |
| Código de classificação e temporalidade de atividades-meio | | Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal | |
| Código de classificação e temporalidade de atividades-fim (IFES) | | Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES | |
| Tabela de equivalencia das atividades-meio | | Instrumento que indica a correspondência de classificações antigas para a nova. |
Como realizar a abertura de processo remotamente?
O requerente deve enviar a documentação em PDF, sem armazenamento nas nuvens ou links, para o e-mail protocolo@ufpe.br
Como posso acompanhar o meu processo?
Visite o site sipac.ufpe.br e insira o número do processo na Aba Consultas.
O Protocolo já cadastrou meu processo, mas esqueci de um documento. O que fazer para inserir no processo?
Este documente deverá ser enviado diretamente para a unidade que está em posse do processo, pois após cadastrado e tramitado, a Coordenação de Protocolo Geral não terá permissão de inserir novos documentos, exceto se o processo ainda estiver na unidade.
Como os requerentes serão informados sobre o resultado dos processos?
A unidade competente sobre a demanda deve entrar em contato com o requerente pelo e-mail enviando cópia do último despacho e o requerente deverá responder o e-mail declarando ciência. Ambos os e-mails devem ser inseridos no processo eletrônico.
Alteração da natureza de Processos e Documentos
Os documentos serão restritos sempre que possuírem informações que justifiquem conforme as alternativas disponíveis no SIPAC, no entanto, é possível tornar ostensivo desde que o próprio interessado autorize a alteração.
Registramos que os servidores sem acesso aos documentos restritos devem solicitar permissão a DIVISÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (DTICOM) por meio de ofício e assinado pela chefia imediata a fim de evitar deixar informações sensíveis passíveis de consulta pública.Procedimento para envio de correspondências pelo SIPAC
O despacho deve ter a indicação do ofício que deverá ser enviado ou em caso de vários documentos, a união de todos os documentos anexo em pdf na ordem do principal para seus documentos acessórios, por exemplo: 1. oficio, 2. portaria, 3. contracheques. Indicamos utilizar sites para unir pdf e posterior anexação ao despacho.
O oficio a ser enviado deve ter o endereço do destinatário no seu corpo.
Lei nº 9.784 , de 29 de Janeiro de 1999: Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.:Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Portaria Normativa nº 01, de 02 de janeiro de 2019: Institui o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC como o sistema de processo eletrônico administrativo da Universidade Federal de Pernambuco e dá outras providências
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018: Aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Pontos Fortes
Praticidade: Ferramenta completamente online que pode ser acessada de qualquer dispositivo, o que permite ao usuário atuar nos processos a qualquer tempo de qualquer lugar. Todos os documentos e atos são eletrônicos, sejam eles nato-digitais ou digitalizados, portanto não há necessidade de transporte, pode ser enviado a qualquer momento e estará disponível ao interessado imediatamente.
Confiabilidade: Todos os documentos serão assinados por assinatura digital ou assinatura eletrônica. ALém disso poderão ser verificados a qualquer tempo e não serão alterados.
Impessoalidade: Todos os servidores tem acesso aos processos da unidade, desde que tenham perfil para tal.
Controle de nível de acesso: Gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos.
Celeridade: Aplicação do princípio da celeridade processual com a redução dos “tempos mortos” ou “tempos em branco”, aqueles entre o despacho e a chegada ao destino via malote. Após tramitado o processo estará disponível para unidade destino imediatamente.
Transparência: Os atos e documentos são públicos e podem ser consultados por qualquer pessoa, exceto nos casos de restrição ou sigilo assegurados por lei.
Segurança da informação: Conteúdo dos autos não pode ser alterado. A segurança dos dados é garantida pelo Núcleo de Tecnologia da UFPE.
Sustentabilidade: Redução dos impactos ambientais associados à produção de Papel A4 com a eliminação de documentação física.
Economia: Eliminação do custo com papel A4 para uso em processos.
Facilidade de acesso: Acesso ao sistema é simples e demanda apenas login e senha.
Personalização: Possibilidade de criação documentos padronizados para toda a instituição ou especificamente para unidade.
Pontos Fracos
Mudança de cultura: Resistência natural das pessoas à mudança.
Repensar a forma trabalho: Dificuldade das unidades em repensar sua forma de trabalho para adaptá-la a realidade do processo administrativo.
Desconhecimento dos fluxos: Quantidade razoável dos servidores desconhecem os fluxos de processo da UFPE, incluídos os das próprias atividades.
Necessidade de customizações: O sistema precisa de ajustes para melhor atender as especificidades da UFPE.
Para envio de serviços postais é necessário que o pacote/envelope com destinatário e remetente seja entregue até às 11h para ser postado no mesmo dia.
Para conteúdos que não sejam folhas de papel é necessário o preenchimento da Declaração de Conteúdo (BAIXAR) que deverá estar em saco plástico transparente e colada no lado de fora do pacote.
O pacote deve estar devidamente embalado de acordo com seu conteúdo, dessa forma, postagens de material perecível e/ou que contenham gelo seco em seu interior, deverão estar devidamente isolados para não passar umidade aos outros pacotes.
O peso máximo é de 30kg.
As postagens internacionais estão disponíveis conforme a simulação no site dos correios (https://efi.correios.com.br/app/simulaPrecoPrazoInternacional/index.php). O envelope para envio internacional deve conter além dos dados do remetente, os seguintes dados do destinatário: Nome do Destinatário, Endereço completo (Com especificações de Centro, Departamento, Prédio, Andar, Ala, por exemplo), Telefone do destinatário (com DDI), E-mail do destinatário e qualquer outra informação que seja possível contactar o destinatário.
ENVIO POSTAL POR E-MAIL OU PROCESSO
Conforme Oficio Circular nº 61/2023-DGBS PROGEST, a Coordenação de Protocolo Geral realiza a postagem nos Correios de envelopes entregues presencialmente e de documentos enviados por meio de processos no SIPAC e e-mail, sendo estes documentos enviados eletronicamente limitados até 20 páginas e em caso de maior quantidade, devem ser entregues fisicamente em um envelope contendo remetente e destinatário.
Reforçamos que os documentos enviados eletronicamente devem estar devidamente assinados, a fim de garantir sua validade jurídica e autenticidade, evitando possíveis complicações com documentos que possam ser considerados sem efeito. Caso os documentos sejam enviados pendentes de assinatura, os processos e e-mails serão devolvidos, solicitando o envio da documentação devidamente assinada.
Além disso, orientamos que os documentos avulsos, ou seja, aqueles que não estão inseridos em processos, sejam elaborados por meio da função "Cadastrar Documento". Nessa função, selecione o tipo de documento adequado (Ofício, Notificação ou outro documento de comunicação, conforme a sua unidade), classifique-o com o código 991 do CONARQ e, ao finalizar, envie-o para sua própria unidade. Após finalizado o cadastro do documento, deve ser gerado o pdf do mesmo e enviado para o e-mail protocolo@ufpe.br, onde será realizada a impressão eo envelopamento do documento.
Segue em modelo de documento com a estrutura de envio postal.
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PASSO A PASSO PARA ENVIO DE TELEGRAMAS
O telegrama é um serviço postal de mensagens urgentes, tratadas de forma confidencial e auto-envelopada com previsão de entrega ao destinatário dentro de 4 horas em qualquer lugar do Brasil.
A permissão de envio de telegramas será concedida às unidades que precisam notificar interessados por questões judiciais e extrajudiciais com celeridade e urgência.
Após o usuário realizar seu cadastro na plataforma “Meu Correios” e receber as devidas permissões pela Coordenação de Protocolo Geral na plataforma do SMT que será o sistema onde serão realizados os envios dos telegramas.
O Login no SMT apresentará uma tela como a imagem abaixo:
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Clique no menu indicado abaixo:
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Selecione a Aba “Mensagens” (1) para ter acesso a funcionalidade “Criar mensagens” (2) conforme imagem abaixo:
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Selecione o cartão de postagem vinculado ao seu usuário habilitado pela Coordenação de Protocolo Geral.
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Selecione o serviço de Telegrama Nacional para a próxima parte.
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Nesta etapa será definido os serviços adicionais como o “Pedido de confirmação” e “Cópia de Telegrama”. Neste ponto orientamos que selecione o “Pedido de Confirmação” da entrega de forma física e eletrônica clicando na opção ambas, garantindo que posteriormente teremos uma maior garantia de confirmação da entrega. Na parte inferior da tela será necessário indicar um e-mail para o recebimento da confirmação.
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Nesta etapa será definido o remetente e inicialmente os dados apresentados são do usuário, sendo necessário realizar alguns ajustes conforme indicado na imagem abaixo. Clique em “Alterar dados”, preencha com os dados de sua unidade, marque as opções “Incluir remetente atual no cadastro” e “Remetente padrão”, salvando e clicando em “Próximo”. Coloque no complemento informações de prédio e sala, por exemplo, Reitoria/Nome_da_unidade/Sala x.
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Nesta etapa será indicado o destinatário, clicando no sinal de “+” e preenchendo os campos pertinentes, podendo ainda agendar o envio indicando uma data específica ou incluir o destinatário nos contatos do usuário.
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A tela referente ao editor de texto do telegrama terá espaços para cabeçalho, corpo de telegrama e rodapé. Após inserir as informações na estrutura do telegrama, clique em salvar, onde poderá ser visualizado o resultado final do telegrama ou clicar em “Próximo” para continuidade do envio.
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Por fim, confira o resultado final do telegrama clicando no símbolo do olho na lateral esquerda do quadro e após validado, clique em “Efetivar” para o envio ser realizado, pois não será possível o cancelamento do envio. Após efetivar o envio, o sistema retornará para a tela inicial indicando os envios realizados.
Canais de Atendimento da Coordenação de Protocolo Geral da UFPE
Para esclarecimentos, orientações ou suporte relacionado aos serviços da Coordenação de Protocolo Geral, utilize um dos nossos canais oficiais:
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E-mail institucional: protocolo@ufpe.br
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Telefone fixo e WhatsApp institucional: (81) 2126-8154
| Memo Circular 013/2017 - PROGEST/DGBS - Informaçõe sobre implantação e cronograma | |
| Instruções para preenchimento da Guia de Remessa de Malote | |
| Tutorial em vídeo para preenchimento da GRM |  |
| Guia de Remessa de Malote - GRM. Versão atualizada em 08/11/2017. |  ou  |
| Lista de malotes e setores atendidos |  |
| Preenchimento de envelopes e registro de tramitação das capas de processo | |
Orientações para assinatura de documentos no SIPAC por alunos
Informamos que os alunos e usuários externos não possuem acesso ao SIPAC Administrativo, o sistema é restrito aos servidores ativos. Portanto, a Coordenação do curso ou outra unidade competente sobre a necessidade de assinatura é responsável por criar o documento e incluir o usuário externo como assinante, o que pode ocorrer de duas formas: como "Discente" para os alunos ou como "Assinante externo" para as demais situações.
1. Assinatura como Discente
Caso a Coordenação de curso insira o aluno como Discente, a assinatura deverá ser realizada por meio do SIGAA, seguindo o caminho após login:
SIGAA >> Outros >> Assinatura de documentos SIPAC
2. Assinatura como Assinante Externo
Se for necessário registrar o usuário como Assinante externo, será preciso, inicialmente, realizar um cadastro no site do SIPAC. Para isso:
- Acesse: sipac.ufpe.br
- No menu lateral esquerdo, clique em "Assinante externo"
- Siga as instruções para preenchimento e envio da documentação exigida.
Mais abaixo está um passo a passo para realizar o cadastro.
Após o realizado o cadastro, a Coordenação do Protocolo Geral analisará os documentos e poderá autorizar ou recusar o cadastro, informando a decisão ao usuário por notificação no e-mail. Em caso de recusa, o aluno deverá realizar um novo envio com as devidas correções.
Uma vez autorizado, a Coordenação do curso ou unidade competente poderá incluí-lo como assinante externo nos documentos desejados. Nesse caso, o aluno deverá acessar novamente o SIPAC, na aba Assinante externo, e efetuar o login para assinar os documentos. Recomenda-se o uso do navegador em modo desktop (computador).
Passo a passo para cadastro de assinante externo
Os usuários que devem realizar a assinatura como “Assinante Externo” devem utilizar a página principal do SIPAC (sipac.ufpe.br) e selecionar a aba “Assinantes Externos”.
Na tela de assinante externo será possível realizar o login ou o próprio cadastro.
Caso ainda não possua o cadastro, clique em “Cadastrar” para abrir a tela abaixo:
Ressaltamos os seguintes campos para o devido preenchimento e não reprovação do cadastro:
Arquivo do Documento Oficial com CPF: Deve ser adicionado documento com foto que contenha o CPF, exemplo: CNH, CREA, CRM, etc. No uso de Carteira de Identidade (RG), deverá ser digitalizado frente e verso do documento em arquivo único, e caso o RG não possua o CPF nos dados, deverá ser inserido o cartão de CPF no mesmo arquivo único.
Arquivo de Selfie com documento: Adicionar autoretrato ou fotografia segurando o documento de identificação com CPF fornecido no item anterior. Enquadre seu rosto e ao lado o seu documento com foto.É importante que sua selfie seja nítida, clara e que seu rosto fique visível assim como o documento de identificação para a validação ser realizada com sucesso.
Arquivo de Termo de Veracidade: Deve ser assinado manualmente ou com assinatura/certificado eletrônico. Termos com a imagem da assinatura colada serão recusados.