Foto: Arquivo FDR

 

A digitalização de documentos trata de um processo tecnológico que visa converter documentos arquivísticos físicos em imagens digitais, em forma de bytes. Para este processo faz-se necessário o uso de máquinas e programas (hardwares e softwares) que se adequem as necessidades e características do acervo a ser convertido.

O Conselho Nacional de Arquivos (Conselho Nacional de Arquivos, 2010), define digitalização como: “Um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.”

Corroborando com o Conselho Nacional dos Arquivos, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005) também define a digitalização como “processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner”.

A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais, objeto desta recomendação. 

Importante destacar que o produto da conversão em formato digital não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado e que as ações de digitalização não devem ser realizadas em detrimento das ações de conservação dos acervos custodiados por instituições arquivísticas, por serem inalienáveis e imprescritíveis, conforme preconiza o artigo 10 da Lei Federal nº 8.159/1991. 

A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental. 

 

REFERÊNCIAS

- ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
- BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 09 de jan. de 1991.